Digitale Personalakte erfolgreich einführen | HR Management | TAW.de


Immer mehr Personalabteilungen ersetzen ihre Papierberge durch elektronische Archivierung der Personalakten. Unsere Experten zeigen, wie die Umstellung durchzuführen ist.

Wie Sie die digitale Personalakte erfolgreich einführen!

Die Archivierung von Personalakten in Papierform gilt heute als nicht mehr zeitgemäß. Vor allem größere Unternehmen haben sich bereits von der traditionellen Papierakte verabschiedet und auf die digitale Personalakte umgestellt. Die Aufbewahrungsfrist für Personalakten bzw. Personalunterlagen von 10 Jahren muss weiterhin eingehalten werden können. Vorteile der digitalen Akte entstehen durch Kosteneinsparungen (die bisherigen Aktenschränke und Kellerräume werden nicht mehr benötigt), durch schnelleren Zugriff und einfachere Weiterleitung.

Bei der Umstellung auf digitale Personalakten sollte man typische Stolpersteine umgehen. Es hat sich z.B. zur erfolgreichen Einführung in einem ersten Schritt bewährt, eine Projektgruppe einzurichten. Am Anfang steht die Analyse der Ist-Situation: Welche Inhalte umfasst die bisherige Personalakte? Wer archiviert heute die Personalakten? Welche Formate existieren bei digitalen Personaldokumenten? Welche Stellen benötigen den Zugriff auf Personalakten? Wie ist der Aufbau einer Personalakte?

Im nächsten Schritt erarbeitet das Projektteam idealerweise ein Konzept für die digitale Personalakte. Hierbei sind fachliche Wünsche sowie technische Anforderungen zu berücksichtigen. Soll es z.B. eine Anbindung an bestehende Verfahren (z.B. ERP und andere HR-Systeme usw.) geben? Ferner ist ein Berechtigungskonzept mit genauen Zugriffsregeln zu erarbeiten. Die Regelungen zum Datenschutz sind zu beachten, es empfiehlt sich, den Betriebsrat einzubinden. Es schließt sich die Auswahl der Software an. Hierbei sollte sich das Projektteam mehrere Lösungen genauer anschauen. Nach Entscheidung für eine Software-Lösung folgen die Installation, die Übernahme vorhandener Papierarchive, die Schulung der Nutzer sowie die Umstellung auf den Echtbetrieb.

Ausführliche Informationen erhalten Fach- und Führungskräfte aus der Personalabteilung bzw. Personalverwaltung im Seminar Digitale Personalakte, das am 1. Dezember 2015 in Wuppertal angeboten wird.

In der Veranstaltung werden die wichtigsten Schritte zur Einführung der digitalen Personalakte erläutert. Die Seminarteilnehmer/innen erhalten neben einem praktischen Leitfaden auch einen kompakten Einblick in technische Archivierungslösungen unterschiedlicher Software- Anbieter. Hierbei werden beispielhaft Lösungen vorgestellt und die Teilnehmer können die unterschiedlichen Systeme direkt ausprobieren. Die Praxisbeispiele dienen der Anschaulichkeit, es werden im Seminar keine Softwarelösungen präferiert.

Beitrag von:
Prof. Dr. Wilhelm Mülder, Hochschule Niederrhein

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