Die digitale Personalakte

Die Archivierung von Personalakten in Papierform gilt heute als nicht mehr zeitgemäß. Vor allem größere Unternehmen haben sich bereits von der traditionellen Papierakte verabschiedet und auf die digitale Personalakte umgestellt. Hierbei muss gewähr­leis­tet sein, dass digitale Akten genauso wie Papierbelege bis zu 10 Jahre aufbewahrt und gelesen werden können. Vorteile der digitalen Akte entstehen durch Kosteneinsparungen (die bis­he­rig­en Aktenschränke und Kellerräume werden nicht mehr benö­tigt), durch schnelleren Zugriff und einfachere Weiterleitung.

Die wichtigsten Schritte zur Einführung der digitalen Personal­ak­te werden in diesem Seminar erläutert. Es hat sich bewährt, eine Projekt­gruppe ein­zu­richten. Am Anfang steht die Ana­ly­se der Ist-Situation: Welche Dokumente umfasst die bisherige Personal­ak­te? Wer archiviert heute die Personalakten? Welche Formate existieren bei digitalen Personaldokumenten? Welche Stellen be­nötigen den Zugriff auf Personalakten?

Im nächsten Schritt erarbeitet das Projektteam ein Konzept für die digitale Personalakte. Hierbei sind fachliche Wünsche sowie technische Anforderungen zu berücksichtigen. Ferner ist ein Be­rech­tigungskonzept mit genauen Zugriffsregeln zu erarbeiten. Es schließt sich die Auswahl der Software an. Hierbei sollte sich das Projektteam mehrere Lösungen genauer anschauen. Nach Ent­schei­dung für eine Software-Lösung folgen die In­stal­lation, die Übernahme vorhandener Papierarchive, die Schulung der Nutzer sowie die Umstellung auf den Echtbetrieb.

Die Seminarteilnehmer erhalten neben diesem Leitfaden zur Ein­führung digitaler Personalakten auch einen praktischen Einblick in verschiedene technische Archivierungslösungen verschiedener Software-Anbieter. Hierbei werden die Lösungen vorgestellt und die Teilnehmer können auch direkt die Systeme ausprobieren.

Die Praxisbeispiele dienen der Anschaulichkeit, es werden im Seminar keine Softwarelösungen präferiert.

Fach- und Führungskräfte aus Personalabteilung, Entgelt­ab­rech­nung, HR-Servicecenter, IT, die sich mit digitalen Personal­ak­ten beschäftigen; Mitarbeiter, die bereits in entsprechende Pro­jek­te eingebunden sind und mehr über die richtige Vorgehens­weise erfahren wollen.

Prof. Dr. Wilhelm Mülder,
lehrt Wirtschaftsinformatik an der Hochschule Niederrhein, Fach­be­reich Wirtschaftswissenschaften in Mönchengladbach. Seine wich­tigs­ten Lehr- und Forschungsschwerpunkte sind E-Business, M-Business, Electronic Human Ressource Management und Ge­schäfts­prozess-Management. In zahlreichen HR-Pro­jek­ten hat er Unternehmen beraten. Er leitet das Institut GEMIT (Ge­schäfts­pro­zessmanagement und IT) der Hochschule Nieder­rhein und hat mehrere Fachbücher und zahlreiche Fachartikel zu den Themen HR und IT verfasst.

Praxisseminar mit Präsentation, praktischen Tipps, kleine Fall­bei­spiele, die von den Teilnehmern bearbeitet werden sollen, Seminar­unterlagen mit Mustern und Beispielen

Zum Ab­schluss der Ver­an­stal­tung er­hal­ten Sie ei­ne qua­li­fi­zier­te Teilnahmebescheinigung der TAW mit de­tail­lier­ter Auf­lis­tung der ver­mit­tel­ten Seminarinhalte.