Qualitätsmanagement
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QM kompakt für die Praxis – Prozessmanagement: Prozesse bestimmen und dokumentieren

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Prozesse erfassen, analysieren und visualisieren mit SIPOC, IPO und Flowchart

Klare, dokumentierte Prozesse sind die Grundlage für funktionierende Abläufe, reibungslose Schnittstellen und ein wirksames Qualitätsmanagement nach ISO 9001. In vielen Unternehmen sind Prozesse jedoch nur „im Kopf“ der Mitarbeiter vorhanden oder in unübersichtlichen Dokumenten versteckt. Das führt zu Doppelarbeit, Missverständnissen und steigenden Fehlerquoten.

In diesem kompakten Praxis-Modul lernen die Teilnehmenden, wie sie Prozesse systematisch bestimmen und verständlich dokumentieren können. Anhand eines durchgängigen Beispielprozesses wird gezeigt, wie man vom ersten Bauchgefühl über die strukturierte Erfassung mit SIPOC und die Prozessschrittanalyse (IPO) zu einer klaren, visualisierten Prozessdarstellung im Flowchart kommt.

Der Schwerpunkt liegt auf einfachen, direkt einsetzbaren Methoden: Die Teilnehmenden arbeiten mit einem eigenen Prozess aus ihrem Arbeitsumfeld und übertragen die gezeigten Schritte auf ihre betriebliche Realität. Das Seminar ist bewusst pragmatisch ausgerichtet – ohne Theorieballast, dafür mit hohem Praxisanteil und konkreten Vorlagen für die tägliche Anwendung im Unternehmen.

Vorkenntnisse im Qualitätsmanagement sind hilfreich, aber nicht zwingend erforderlich. Grundlegendes Verständnis von Abläufen im eigenen Bereich genügt, um vom Seminar zu profitieren.

Inhalt

  • Grundlagen des Prozessmanagements
    • Was ist ein Prozess?
    • Warum Prozesse bestimmen und dokumentieren?
    • Typische Probleme ohne klare Prozesssicht (Schnittstellen, Doppelarbeit, Reklamationen)
  • Prozesse identifizieren und einordnen
    • Vom Bauchgefühl zum Pilotprozess
    • Kurzüberblick: Führungs-, Kern- und Unterstützungsprozesse
    • Auswahl eines geeigneten Beispielprozesses (z. B. Reklamation, Auftrag, Wareneingang)
  • Prozessaufnahme mit SIPOC
    • Supplier–Input–Process–Output–Customer anwenden
    • Prozessgrenzen und Schnittstellen klären
    • Typische Stolperfallen bei der SIPOC-Erstellung
  • Detaillierung mit der IPO-Prozessschrittanalyse
    • Prozess in Schritte zerlegen
    • Je Schritt: Input – Tätigkeit – Output
    • Nutzung als Basis für Arbeitsanweisungen und Verantwortlichkeiten
  • Visualisierung mit Flowcharts
    • Einfache Standardsymbole und Leserichtung
    • Vom IPO zur verständlichen Prozessgrafik
    • Praxistipps für klare, auditfeste Prozessdarstellungen
  • Praxisübung und Transfer
    • Anwendung von SIPOC, IPO und Flowchart auf einen eigenen Prozess der Teilnehmenden
    • Vorstellung ausgewählter Ergebnisse und Reflexion
    • Fahrplan zur weiteren Nutzung im Unternehmen (Standard, Arbeitsanweisung, KVP)

Ihr Nutzen

Nach dem Seminar können die Teilnehmenden:

  • Prozesse im eigenen Bereich gezielt identifizieren und einen geeigneten Pilotprozess auswählen.
  • mit dem SIPOC-Ansatz die wesentlichen Elemente eines Prozesses (Lieferanten, Inputs, Prozess, Outputs, Kunden) strukturiert erfassen.
  • Prozessschritte mithilfe der IPO-Logik (Input–Tätigkeit–Output) so beschreiben, dass Schwachstellen, Schnittstellen und Verantwortlichkeiten sichtbar werden.
  • einfache, gut lesbare Flowcharts erstellen und bestehende Prozessdarstellungen kritisch überprüfen.
  • einen praxisbewährten Fahrplan zur Prozessdokumentation (SIPOC → IPO → Flowchart → Standard) im eigenen Unternehmen anwenden.
  • aus der Dokumentation heraus Standards wie Arbeitsanweisungen, Checklisten oder Formulare ableiten und weiterentwickeln.

Damit können Teilnehmende Abläufe transparenter gestalten, Fehlerquellen reduzieren, Einarbeitung und Vertretung erleichtern und Anforderungen aus Audits bzw. ISO 9001 besser erfüllen.

TAW Inhouse Seminare sind ...

  • angepasst an Ihre individuellen Bedürfnisse
  • maßgeschneidert auf Ihre unternehmens-spezifischen Themen und Ziele
  • nach Absprache zeitlich flexibel umsetzbar

Weiterführende Informationen

Fach- und Führungskräfte, Qualitätsmanagementbeauftragte, Prozessverantwortliche sowie Mitarbeiter:innen aus Produktion, Logistik, Service und Verwaltung, die Prozesse in ihrem Bereich strukturieren, dokumentieren oder verbessern möchten.

Das Seminar richtet sich sowohl an Einsteiger:innen im Prozessmanagement als auch an Praktiker:innen, die ihre bisherigen Vorgehensweisen mit praxiserprobten Methoden wie SIPOC, IPO und Flowchart professionalisieren wollen.

Ein Mann mit Brille und weißem Hemd.

Benedikt Fleischer

Benedikt Fleischer ist erfahrener Qualitätsingenieur, QM‑Trainer und Entwickler praxisnaher Qualitätsmanagement‑Tools. In seinen Qualitätsmanagement‑Seminaren verbindet er verständliche Theorie mit direkter, anwendungsorientierter Umsetzung.

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