Pay Equity & Entgelttransparenz 2026: Der komplette HR-Check für rechtssichere und faire Vergütung

Pay Equity (dt. „Lohngerechtigkeit") bezeichnet das Prinzip, dass Frauen und Männer für gleiche oder gleichwertige Arbeit das gleiche Entgelt erhalten müssen. Es geht nicht nur um formale Gleichbehandlung, sondern um die aktive Identifikation und Korrektur geschlechtsspezifischer Verzerrungen in Vergütungsstrukturen.

Der aktuelle Stand in Deutschland

• Der Entgeltunterschied zwischen Frauen und Männern liegt weiterhin bei 21 Prozent
• Mangelnde Transparenz von Entgeltstrukturen ist einer der Hauptgründe für diese Differenz

Das Entgelttransparenzgesetz (EntgTranspG) ist seit 2017 in Kraft, muss aber bis Juni 2026 angepasst werden.

1. EU-Richtlinie erfordert Umsetzung: Die EU-Entgelttransparenzrichtlinie (ETRL) verpflichtet Unternehmen ab 2026 zu neuen Pflichten bei Vergütung, Auskunftsansprüchen und Pay Equity
2. Erweiterte Berichtspflichten: Unternehmen müssen Entgeltstrukturen offenlegen und methodisch überprüfbar gestalten
3. Aktive Adressierung bestehender Unterschiede: Geschlechtsspezifische Entgeltunterschiede müssen nicht nur gemeldet, sondern aktiv angegangen werden
4. Pay Equity an der Spitze der HR-Agenda: Laut Studien setzen Unternehmen klare Prioritäten bei Lohngerechtigkeit

1. Das Entgelttransparenzgesetz (EntgTranspG)

Das Gesetz zur Förderung der Transparenz von Entgeltstrukturen soll das Gebot des gleichen Entgelts für Frauen und Männer bei gleicher oder gleichwertiger Arbeit durchsetzen und ist seit 2017 in Kraft.

Wichtige Regelungen:

• § 3 Abs. 1 EntgTranspG: Verbietet bei gleicher oder gleichwertiger Arbeit ausdrücklich die unmittelbare oder mittelbare Benachteiligung wegen des Geschlechts im Hinblick auf sämtliche Entgeltbestandteile und Entgeltbedingungen
• § 7 EntgTranspG: Verbietet, für gleiche oder gleichwertige Arbeit wegen des Geschlechts ein geringeres Entgelt zu vereinbaren oder zu zahlen
• Entgeltgleichheitsgebot: Europarechtlich in Art. 157 AEUV verankert

2. Auskunftsanspruch ab 200 Beschäftigten

Arbeitgeber mit mehr als 200 Beschäftigten müssen Mitarbeitern auf deren Anfrage darlegen, nach welchen Kriterien sie bezahlt werden.

Wichtige Details:

• Anspruch besteht seit dem 6. Januar 2018
• Nur, wenn im Unternehmen mindestens 6 Mitarbeiter mit vergleichbaren Positionen existieren
• Bei Benachteiligung kann das zu wenig gezahlte Entgelt rückwirkend verlangt werden

3. Neue Pflichten ab 2026 (EU-Richtlinie)

Die 2023 erlassene EU-Entgelttransparenzrichtlinie erfordert eine Anpassung des Gesetzes bis Juni 2026.

Neue Pflichten:

• Entgeltstrukturen offenlegen: Unternehmen müssen Vergütungssysteme transparent gestalten
• Methodisch überprüfbar machen: Entgeltregelungen müssen systematisch und nachvollziehbar sein
• Bestehende Unterschiede aktiv adressieren: Geschlechtsspezifische Entgeltunterschiede müssen nicht nur gemeldet, sondern korrigiert werden
• Erweiterte Auskunftsrechte: Mitarbeiter erhalten weitere Ansprüche auf Vergütungsinformationen

4. Berichtspflicht ab 500 Beschäftigten

Arbeitgeber mit in der Regel mehr als 500 Beschäftigten, die nach dem HGB zur Erstellung eines Lageberichts verpflichtet sind, müssen einen Bericht zur Gleichstellung und Entgeltgleichheit erstellen.

Der Bericht muss enthalten:

• Maßnahmen zur Förderung der Gleichstellung und Entgeltgleichheit von Frauen und Männern
• Nach Geschlecht aufgeschlüsselte Angaben zur durchschnittlichen Gesamtzahl der Beschäftigten
• Angaben zur durchschnittlichen Zahl der Vollzeit- und Teilzeitbeschäftigten

5. Betriebliches Prüfverfahren ab 500 Beschäftigten

Private Arbeitgeber mit mehr als 500 Beschäftigten müssen mithilfe betrieblicher Prüfverfahren ihre Entgeltregelungen und die verschiedenen gezahlten Entgeltbestandteile sowie deren Anwendung regelmäßig auf die Einhaltung des Entgeltgleichheitsgebots überprüfen.

Viele Unternehmen verwechseln Pay Equity und Equal Pay. Der Unterschied ist entscheidend:

Equal Pay nach dem EntgTranspG verbietet nur geschlechtsbezogene Ungleichbehandlung. Pay Equity geht weiter: Es erfasst auch andere Formen der Ungleichbehandlung und erfordert aktives Handeln gegen bestehende Unterschiede.

Neben dem geschlechtsbezogenen Equal Pay gilt der allgemeine Gleichbehandlungsgrundsatz, der auch andere Formen der Ungleichbehandlung erfasst.

Wann gilt der allgemeine Gleichbehandlungsgrundsatz?

• Wenn der Arbeitgeber eine Leistung nach kollektiven Merkmalen gewährt
• Wenn die Leistung aufgrund eines erkennbar generalisierenden Prinzips für Mitarbeiter gewährt wird
• Nicht anwendbar, wenn Leistungen oder Vergünstigungen individuell vereinbart werden

Was bedeutet das für die Vergütung?

Der allgemeine Gleichbehandlungsgrundsatz findet im Bereich der Vergütung die größte Bedeutung:

• Sobald ein Arbeitgeber auf der Grundlage eines bestimmten, erkennbaren Systems vergütet, muss er für eine Differenzierung nach Mitarbeitergruppen sachliche Gründe haben
• Bei Entgelterhöhungen darf eine bestimmte Gruppe von Mitarbeitern nur ausgenommen sein, wenn die Gruppenbildung sachlichen Kriterien entspricht und erforderlich sowie angemessen ist

Wann ist eine unterschiedliche Behandlung gerechtfertigt?

Eine unterschiedliche Behandlung ist schon dann gerechtfertigt, wenn der Arbeitgeber sachlich nachvollziehbare Gründe darlegen kann:

• Die Gründe müssen auf vernünftigen, einleuchtenden Erwägungen beruhen
• Arbeitgeber dürfen einzelne Mitarbeiter(-Gruppen) von Gehaltserhöhungen ausnehmen, um bestehende Gehaltsunterschiede auszugleichen und ein einheitliches Lohnniveau sicherzustellen

Schritt 1: Datenbasis schaffen und analysieren

Was zu tun ist:

• Sammeln Sie alle Vergütungsdaten nach Geschlecht, Position, Erfahrung und Leistung
• Erstellen Sie eine Übersicht aller Entgeltbestandteile (Grundgehalt, Bonus, Zulagen, Benefits)
• Identifizieren Sie geschlechtsspezifische Unterschiede in vergleichbaren Positionen

Praxistipp: Nutzen Sie HR-Software mit Pay Equity-Analyse-Modul, um Daten automatisch zu kategorisieren und Unterschiede zu visualisieren.

Schritt 2: Entgeltstruktur transparent machen

Was zu tun ist:

• Definieren Sie klare Vergütungskriterien für jede Position
• Legen Sie verbindliche Gehaltsbänder fest (Minimum, Medium, Maximum)
• Dokumentieren Sie die Gründe für Gehaltsunterschiede (Erfahrung, Leistung, Qualifikation)

Praxistipp: Entwickeln Sie eine transparente Lohnordnung, die für alle Mitarbeiter zugänglich ist.

Schritt 3: Methodisch überprüfbares System einführen

Was zu tun ist:

• Implementieren Sie ein regelmäßiges Prüfverfahren für Entgeltregelungen
• Definieren Sie standardisierte Bewertungskriterien für Positionen
• Erstellen Sie Nachweise für alle Gehaltsentscheidungen

Praxistipp: Führen Sie jährliche Pay Equity-Reviews durch, bei denen alle Vergütungen systematisch überprüft werden.

Schritt 4: Bestehende Unterschiede aktiv korrigieren

Was zu tun ist:

• Identifizieren Sie geschlechtsspezifische Entgeltunterschiede ohne sachliche Gründe
• Planen Sie gezielte Gehaltsanpassungen für benachteiligte Mitarbeiter
• Dokumentieren Sie die Korrekturmaßnahmen

Praxistipp: Setzen Sie einen Zeitraum (z. B. 12–24 Monate) für die schrittweise Korrektur bestehender Unterschiede.

Schritt 5: Auskunftsansprüche vorbereiten

Was zu tun ist:

• Entwickeln Sie ein standardisiertes Verfahren für Auskunftsanfragen
• Erstellen Sie verständliche Erklärungen zu Vergütungskriterien
• Trainieren Sie HR-Mitarbeiter im Umgang mit Auskunftsanfragen

Praxistipp: Legen Sie fest, innerhalb welcher Frist (z. B. 30 Tage) Auskunftsanfragen beantwortet werden müssen.

Schritt 6: Berichtspflicht erfüllen (ab 500 Beschäftigten)

Was zu tun ist:

• Erstellen Sie den Bericht zur Gleichstellung und Entgeltgleichheit
• Sammeln Sie nach Geschlecht aufgeschlüsselte Daten
• Dokumentieren Sie alle Maßnahmen zur Förderung der Entgeltgleichheit

Praxistipp: Nutzen Sie Vorlagen vom BMBFSFJ oder von der Antidiskriminierungsstelle für die Berichterstattung.

1. Entgeltanalyse

Systematische Überprüfung aller Vergütungen nach Geschlecht, Position und Kriterium.

So funktioniert es:

• Alle Vergütungsdaten nach Geschlecht kategorisieren
• Vergleichbare Positionen identifizieren
• Unterschiede ohne sachliche Gründe erkennen
• Korrekturmaßnahmen planen

2. Vergütungsbänder

Klare Gehaltsrahmen für jede Position mit Minimum, Medium und Maximum.

So funktioniert es:

• Positionen in Grade einteilen (z. B. Graduate, Mid, Senior, Expert)
• Für jeden Grade Gehaltsbänder festlegen
• Bei Gehaltsentscheidungen immer im Band bleiben
• Ausnahmen nur mit dokumentierten sachlichen Gründen

3. Standardisierte Bewertungskriterien

Objektive Kriterien für Gehaltsentscheidungen statt subjektiven Einschätzungen.

So funktioniert es:

• Kriterien definieren: Erfahrung, Leistung, Qualifikation, Verantwortung
• Jeder Kriterium Punkten oder Gewichtungen geben
• Gehaltsentscheidungen auf Basis der Punktesumme
• Subjektive „Lieblings"-Entscheidungen vermeiden

4. Regelmäßige Pay Equity-Reviews

Jährliche systematische Überprüfung aller Vergütungen.

So funktioniert es:

• Jährlich alle Vergütungen nach Geschlecht analysieren
• Unterschiede ohne sachliche Gründe identifizieren
• Korrekturmaßnahmen planen und durchführen
• Ergebnisse dokumentieren und berichten

5. Mentoring für benachteiligte Gruppen

Gezielte Förderung von Mitarbeitergruppen, die sist?matisch schlechter bezahlt werden.

So funktioniert es:

• Benachteiligte Gruppen identifizieren (z. B. Frauen in technischen Positionen)
• Mentoring-Programme für diese Gruppen etablieren
• Karriereentwicklung gezielt unterstützen
• Langfristig Entgeltunterschiede durch bessere Positionierung reduzieren

1. Geringere Wechselkosten

Mitarbeiter, die sich fair bezahlt fühlen, wechseln seltener das Unternehmen. Ein neuer Mitarbeiter kostet zwischen 15.000 und 50.000 Euro (inklusive Rekrutierung, Ausbildung und Produktivitätsverlust).

2. Höhere Mitarbeiterzufriedenheit

Faire Vergütung ist einer der wichtigsten Faktoren für Mitarbeiterzufriedenheit. Zufriedene Mitarbeiter sind produktiver, engagierter und innovativer.

3. Better Employer Branding

Unternehmen mit fairer Vergütung werden als attraktive Arbeitgeber wahrgenommen. Das verbessert die Gewinnung neuer Talente, besonders bei Generation Y und Z, die Lohngerechtigkeit als wichtigen Wert sehen.

4. Rechtssicherheit

Pay Equity verhindert Abmahnungen, Klagen und Rückforderungen von zu wenig gezahltem Entgelt. Die rechtlichen Risiken bei unverhältnismäßigen Entgeltunterschieden sind hoch.

5. Geringere Rekrutierungskosten

Wenn interne Talente fair bezahlt und gefördert werden, können Positionen häufig intern besetzt werden. Das reduziert externe Recruiting-Kosten massiv.

1. Nur Daten sammeln, nichts korrigieren

Fehler: Unternehmen analysieren Entgeltunterschiede, aber führen keine Korrekturmaßnahmen durch.

Richtig: Pay Equity erfordert aktives Handeln. Bestehende Unterschiede müssen innerhalb eines definierten Zeitraums korrigiert werden.

2. Subjektive Gehaltsentscheidungen

Fehler: Gehälter werden nach subjektiven Einschätzungen statt nach objektiven Kriterien festgelegt.

Richtig: Verwenden Sie standardisierte Bewertungskriterien und dokumentieren Sie alle Gehaltsentscheidungen.

3. Keine Transparenz

Fehler: Vergütungssysteme sind für Mitarbeiter nicht verständlich oder zugänglich.

Richtig: Entwickeln Sie transparente Lohnordnungen und machen Sie Vergütungskriterien für alle zugänglich.

4. Nur auf Equal Pay fokussieren

Fehler: Unternehmen schauen nur auf geschlechtsbezogene Ungleichbehandlung, ignoriere andere Formen der Ungleichbehandlung.

Richtig: Pay Equity erfasst alle Formen der Ungleichbehandlung. Der allgemeine Gleichbehandlungsgrundsatz gilt zusätzlich.

5. Führungskräfte nicht einbinden

Fehler: Führungskräfte werden nicht in Pay Equity-Prinzipien ausgebildet.

Richtig: Integrieren Sie Pay Equity in die Führungskräfteentwicklung und machen Sie es zur KPI für Führung.

KI verändert Pay Equity grundlegend. Neue Tools ermöglichen:

• Automatisierte Entgeltanalysen: KI identifiziert geschlechtsspezifische Unterschiede in großen Datensätzen
• Predictive Analytics: Vorhersage von Pay Equity-Risiken bevor sie entstehen
• Intelligente Vergütungsbänder: KI schlägt optimale Gehaltsrahmen basierend auf Marktdaten vor
• Automatisierte Berichte: KI erstellt Berichte zur Gleichstellung und Entgeltgleichheit

Wichtig: KI unterstützt, ersetzt aber nicht die menschliche Entscheidung. HR-Verantwortliche müssen weiterhin die Gründe für Gehaltsunterschiede bewerten und Korrekturmaßnahmen planen.

Pay Equity ist kein optionales HR-Projekt – es ist die strategische Grundlage für nachhaltigen Unternehmenswachstum und rechtssichere Vergütung. Unternehmen, die Lohngerechtigkeit systematisch umsetzen, gewinnen im Wettbewerb um Talente, entwickeln zufriedene Teams und vermeiden rechtliche Risiken.

Die wichtigsten Takeaways:

• Pay Equity erfordert aktives Handeln, nicht nur Daten sammeln
• Transparente Vergütungssysteme sind ab 2026 gesetzlich verpflichtend
• Alle Mitarbeiter haben Anspruch auf gleiche Vergütung für gleichwertige Arbeit
• Führungskräfte sind die wichtigsten Pay Equity-Manager
• Erfolg muss messbar sein mit klaren KPIs

Ihr nächster Schritt: Beginnen Sie heute mit der Entgeltanalyse. Welche geschlechtsspezifischen Unterschiede existieren in Ihrem Unternehmen? Welche Positionen haben die größten Unterschiede? Welche Korrekturmaßnahmen sind notwendig?

Wenn Sie systematisch handeln, werden Sie nicht nur die gesetzlichen Anforderungen erfüllen, sondern ein Unternehmen schaffen, in dem alle Mitarbeiter fair bezahlt werden, sich wertgeschätzt fühlen und langfristig leisten.

Erfahren Sie mehr zum Thema: Seminar Equal Pay Entgelttransparenz Pflichten